L’une peut avoir besoin de 10 casques et d’une seule équipe d’interprètes. L’autre peut nécessiter plusieurs langues, plusieurs équipes, des participants à distance et une organisation technique beaucoup plus importante.

Chez ALLTRADIS, nous commençons donc par comprendre comment la réunion va réellement se dérouler.

Voici les informations qui nous permettent de proposer une solution adaptée, sans surdimensionner inutilement le dispositif.

1. Quelle est la date de la conférence ?

La date permet évidemment de vérifier la disponibilité des équipes.

Mais plus une conférence est technique ou comporte de langues, plus il est également utile de pouvoir anticiper la constitution des équipes et leur préparation.

Il n’est donc jamais trop tôt pour nous parler d’un événement, même si tous les détails ne sont pas encore arrêtés.

2. Quelles sont les heures de début et de fin ?

La durée détermine notamment la composition de l’équipe d’interprètes.

Pour une intervention très courte, un seul interprète peut parfois être envisagé.

Au-delà d’environ une heure, ALLTRADIS prévoit généralement deux interprètes par combinaison linguistique, qui se relaient afin de maintenir leur niveau de concentration.

Les horaires permettent également d’organiser l’installation et les tests techniques avant l’arrivée des participants.

3. Quel est le sujet de la conférence ?

C’est une information beaucoup plus importante qu’elle n’en a l’air.

Nous ne sélectionnons pas uniquement un interprète parce qu’il maîtrise les bonnes langues.

Pour une conférence médicale, par exemple, nous pouvons rechercher un professionnel ayant une expérience particulière en cardiologie, génétique, hématologie ou dans la spécialité concernée.

Le sujet nous permet donc de sélectionner les interprètes les plus adaptés et de commencer la préparation documentaire.

4. S’agit-il de présentations ou de discussions entre participants ?

Une succession de présentations descendantes et une table ronde très interactive ne présentent pas les mêmes contraintes.

C’est particulièrement important lorsque le client envisage l’IA.

Une présentation structurée, avec un orateur clairement identifié et peu d’interactions, peut constituer un très bon cas d’usage.

À l’inverse, si plusieurs personnes se répondent, changent de langue et se coupent régulièrement la parole, nous aurons davantage tendance à recommander des interprètes humains.

5. Quelles seront les langues sources ?

La langue source est celle qui sera parlée.

Et il peut y en avoir plusieurs.

Un événement peut par exemple être principalement organisé en français, tout en accueillant certains intervenants qui présenteront en anglais.

Cette information est essentielle pour constituer correctement les équipes et prévoir les directions d’interprétation nécessaires.

6. Quelles sont les langues cibles ?

Ce sont les langues dans lesquelles les participants devront pouvoir écouter la conférence.

Français vers anglais uniquement ?

Français et anglais dans les deux sens ?

Anglais vers français, espagnol, allemand et italien ?

Le nombre de langues influence directement le nombre d’équipes nécessaires.

Lorsque les langues deviennent nombreuses, nous pouvons également étudier avec le client une combinaison d’interprétation humaine et d’IA afin d’optimiser le dispositif.

7. Où se déroule la conférence ?

Le lieu permet de connaître les caractéristiques de l’événement et d’anticiper l’organisation technique.

Mais avec une solution zéro cabine, la localisation géographique est devenue beaucoup moins contraignante pour les interprètes.

Une entreprise qui organise successivement ses conférences dans plusieurs villes ou pays peut ainsi continuer à travailler avec ALLTRADIS et, lorsque cela est possible, retrouver des interprètes connaissant déjà son activité.

8. Combien de participants seront présents ?

Nous avons besoin de connaître la taille globale de l’événement.

Mais cette question doit immédiatement être suivie d’une deuxième.

9. Combien de personnes auront réellement besoin de traduction ?

C’est l’une des informations les plus importantes pour optimiser un devis.

200 participants ne signifient pas 200 casques.

Une conférence peut réunir 200 personnes alors que seulement 10 participants anglophones ont besoin d’interprétation.

Dans ce cas, il serait absurde de prévoir 200 récepteurs.

Il faut toutefois aller un peu plus loin.

Si ces 10 participants anglophones doivent prendre la parole, les autres participants auront à leur tour besoin d’entendre la traduction de leurs interventions.

Le nombre de personnes ayant besoin d’interprétation peut donc changer selon qui parle et qui écoute.

C’est précisément ce que nous cherchons à comprendre.

10. La salle est-elle sonorisée ?

Autrement dit :

les personnes qui prennent la parole utiliseront-elles un microphone ?

Cette question est fondamentale.

Dans une organisation zéro cabine, le son doit parvenir correctement aux interprètes.

Pour l’IA, cette exigence est encore plus importante : une parole mal captée entraîne une mauvaise reconnaissance, qui peut ensuite entraîner une mauvaise traduction.

La règle est donc très simple :

ce qui n’est pas correctement capté ne peut pas être correctement traduit.

11. Des participants interviendront-ils à distance ?

Une conférence peut être présentielle tout en accueillant certains intervenants ou participants sur Zoom ou Teams.

Ce n’est pas un problème, mais nous devons le savoir en amont afin d’organiser correctement le parcours du son et l’accès à l’interprétation.

Les participants présents dans la salle et ceux connectés depuis l’étranger peuvent ainsi bénéficier du même dispositif linguistique, selon la configuration retenue.

12. Souhaitez-vous une interprétation humaine, par IA ou souhaitez-vous comparer ?

Il n’est absolument pas nécessaire de connaître la réponse avant de nous contacter.

C’est même notre rôle de vous conseiller.

Selon le contenu, le nombre d’auditeurs, les interactions, les langues, les enjeux et le budget, nous pouvons établir différentes propositions :

interprètes humains ;
interprétation par IA ;
ou dispositif hybride associant les deux.

Lorsqu’une solution IA est envisagée, une démonstration peut également être organisée afin que le client puisse évaluer le résultat avant de prendre sa décision.

13. Souhaitez-vous enregistrer les traductions ?

L’interprétation peut, selon les prestations, être enregistrée pour différents usages : replay, préparation d’un compte rendu ou réutilisation ultérieure.

Il est important de nous l’indiquer avant l’événement.

L’utilisation strictement interne d’un enregistrement et sa diffusion publique ne présentent pas nécessairement les mêmes implications, notamment en matière de droits d’utilisation des prestations des interprètes.

14. Quels documents pourrez-vous nous transmettre ?

PowerPoint, programme, noms des intervenants, rapports, glossaires, documents techniques…

Même incomplets, ces éléments sont extrêmement précieux.

Ils permettent aux interprètes de préparer la conférence et, lorsqu’une solution IA est utilisée, de construire le glossaire qui aidera le système à traiter correctement la terminologie spécifique.

N’attendez pas nécessairement la version définitive pour nous envoyer vos documents.

Une première version est déjà utile et pourra être actualisée ensuite.

15. Avez-vous votre propre équipe technique sur place ?

Certaines entreprises disposent déjà d’une régie audiovisuelle ou d’une équipe événementielle.

Dans d’autres situations, ALLTRADIS peut prévoir son propre technicien.

Il faut simplement définir clairement en amont qui prend en charge chaque partie du dispositif : sonorisation, captation, connexion, transmission, tests et assistance pendant la conférence.

16. Et les ateliers ou salles parallèles ?

C’est une information à ne surtout pas oublier.

Une conférence peut sembler très simple sur le programme général, puis se diviser l’après-midi en quatre ateliers simultanés.

Si les participants attendent une interprétation dans chacune des salles, il faut l’avoir prévu.

Les sessions parallèles peuvent modifier considérablement le nombre d’interprètes et le dispositif technique nécessaires.

C’est pourquoi nous préférons comprendre le déroulé réel de l’événement, plutôt que nous contenter de son horaire général.

La checklist à transmettre pour obtenir un devis

Pour gagner du temps, voici les informations essentielles à nous communiquer :

Entité à laquelle adresser le devis
Date de la conférence
Heures de début et de fin
Sujet de la conférence
Présentations descendantes ou discussions/interactions
Langue(s) source(s)
Langue(s) cible(s)
Lieu de la conférence
Nombre total de participants
Nombre de personnes ayant besoin de traduction
Les personnes ayant besoin de traduction prendront-elles également la parole ?
La salle est-elle sonorisée et les intervenants utiliseront-ils des microphones ?
Des participants ou intervenants seront-ils à distance ?
Plusieurs salles ou ateliers fonctionneront-ils simultanément ?
Souhaitez-vous étudier également une solution d’interprétation par IA ?
Souhaitez-vous enregistrer les traductions pour un replay ou un compte rendu ?
Quels supports de préparation pourrez-vous transmettre ?
Disposez-vous d’une équipe technique sur place ?

À retenir

Un devis d’interprétation précis ne commence pas par un tarif.

Il commence par la compréhension de l’événement.

Le nombre total de participants est important, mais le nombre de personnes ayant réellement besoin de traduction l’est encore davantage.

Les langues comptent, mais il faut également savoir qui va les parler.

La durée compte, mais les éventuels ateliers parallèles peuvent complètement modifier le dispositif.

Et le choix entre humain, IA, casques, smartphones ou zéro cabine vient seulement ensuite.

Plus nous comprenons précisément votre conférence, moins nous avons besoin de prévoir “au cas où” des moyens dont vous n’aurez peut-être jamais besoin

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