Le jour d’une conférence, un bon interprète doit être capable de parler de cardiologie, de finance, d’aéronautique ou de stratégie d’entreprise avec suffisamment d’aisance pour que les participants puissent se concentrer sur le fond des échanges.

Cette aisance n’est pas improvisée.

Une mission d’interprétation commence bien avant le premier mot prononcé dans le micro.

Chez ALLTRADIS, la préparation fait partie intégrante de la prestation. Elle permet aux interprètes de comprendre le contexte, de maîtriser la terminologie et d’anticiper les sujets qui seront abordés pendant la conférence.

Quand commence la préparation d'une conférence ?

Idéalement, le plus tôt possible.

Dans la réalité, les organisateurs ne disposent pas toujours des présentations plusieurs semaines à l’avance. Certaines interventions continuent d’ailleurs à évoluer jusqu’aux derniers jours.

Cela n’empêche pas la préparation de commencer.

Le programme de la conférence constitue souvent le premier point de départ. Il permet d’identifier les sujets abordés et les intervenants.

Les interprètes peuvent ensuite effectuer leurs propres recherches : site internet de l’entreprise, publications accessibles au public, précédentes interventions des conférenciers, articles spécialisés ou vidéos disponibles en ligne.

L’objectif est d’abord de comprendre le sujet dans sa globalité.

Puis, à mesure que les documents du client arrivent, la préparation devient de plus en plus précise.

Quels documents transmettre aux interprètes ?

Tout ce qui permet de comprendre ce qui sera dit peut être utile.

Nous demandons notamment, lorsqu’ils sont disponibles :

les présentations PowerPoint ;

le programme détaillé ;

le nom et la fonction des intervenants ;

les documents techniques liés aux sujets abordés ;

les glossaires ou la terminologie interne de l’entreprise ;

et éventuellement des vidéos ou interventions précédentes.

Pour une assemblée générale, par exemple, les documents ou conclusions de l’assemblée précédente peuvent également apporter un contexte précieux.

Il n’est pas nécessaire d’attendre que les documents soient parfaitement finalisés pour les transmettre.

Une version provisoire est souvent beaucoup plus utile qu’aucun document.

Pourquoi cette préparation est-elle aussi importante ?

Parce qu’un interprète ne doit idéalement pas découvrir le sujet en même temps que le public.

Prenons une conférence médicale.

Dire qu’un interprète est « spécialisé en médical » ne suffit pas toujours. La conférence peut porter sur la cardiologie, la dermatologie, l’hématologie, la génétique ou une spécialité encore plus précise.

La terminologie peut être extrêmement différente d’un domaine à l’autre.

La préparation permet donc à l’interprète de se familiariser avec les concepts et le vocabulaire qui seront utilisés.

L’objectif est simple : le jour de la conférence, l’interprète doit pouvoir restituer le discours avec suffisamment d’aisance pour donner presque l’impression qu’il connaît déjà l’univers de l’entreprise.

Comment ALLTRADIS choisit-elle les interprètes ?

La préparation commence même avant l’étude des documents : elle commence par le choix du bon professionnel.

ALLTRADIS s’appuie sur un réseau d’interprètes professionnels constitué au fil des années.

La combinaison linguistique est évidemment importante, mais elle ne suffit pas.

Pour une conférence médicale très spécialisée, nous recherchons parmi notre réseau les interprètes ayant une expérience réelle du domaine concerné. Le même raisonnement s’applique à la finance, à l’industrie, au droit ou à d’autres secteurs techniques.

Le fait que l’équipe ALLTRADIS soit elle-même issue des métiers de l’interprétation et de la traduction nous permet également d’apprécier les compétences nécessaires pour une mission et de sélectionner les profils en conséquence.

Les interprètes préparent-ils un glossaire ?

Très souvent, oui.

Chaque interprète peut commencer par constituer son propre glossaire à partir des documents et recherches effectuées.

Avant la conférence, l’équipe peut ensuite partager et harmoniser cette terminologie.

Cette étape est particulièrement utile pour les acronymes, les noms de produits, les termes techniques ou le vocabulaire propre à l’entreprise.

Un même mot peut d’ailleurs avoir des significations totalement différentes selon le contexte.

« Avocat », par exemple, désignera une profession juridique lors d’une conférence consacrée au droit et un fruit dans un contexte agronomique.

Cela semble évident pour un humain lorsqu’il comprend parfaitement le contexte. C’est justement ce contexte que la préparation permet de construire.

Combien de temps un interprète passe-t-il à préparer une conférence ?

Cela dépend énormément de la mission.

Pour un client récurrent, les interprètes connaissent déjà l’entreprise, son activité et une partie de sa terminologie. La préparation peut donc être plus rapide.

Pour une nouvelle conférence, ALLTRADIS constate qu’elle peut représenter au minimum plusieurs heures, fréquemment une demi-journée ou une journée et parfois davantage pour des sujets particulièrement complexes.

Certaines missions très techniques peuvent nécessiter jusqu’à plusieurs journées de travail préparatoire.

Chez ALLTRADIS, cette préparation est intégrée au tarif de l’interprète et ne fait pas l’objet d’une facturation séparée dans le fonctionnement habituel de nos prestations.

Sur certaines conférences particulièrement longues et complexes, nous pouvons en revanche recommander de renforcer l’équipe d’interprètes afin de préserver la qualité tout au long de la journée.

Et si aucun document n'est disponible ?

Cela arrive.

Les interprètes travaillent alors à partir des informations disponibles : programme, entreprise, secteur d’activité, identité des intervenants et recherches documentaires.

Mais il existe forcément une limite.

Un intervenant peut arriver le matin de la conférence avec une présentation extrêmement spécialisée qu’il prépare depuis plusieurs mois. Sans avoir pu en prendre connaissance, l’interprète devra découvrir une partie de cette matière en direct.

Il fera son travail, mais quelques documents transmis en amont peuvent considérablement améliorer les conditions de préparation.

Peut-on envoyer une présentation la veille ?

Oui. Mieux vaut tard que jamais.

Les interprètes sont habitués aux présentations qui arrivent tardivement et font leur maximum pour intégrer les nouvelles informations.

Mais une présentation très technique de 150 pages reçue à 23 heures pour une conférence débutant le lendemain matin ne permet évidemment pas le même niveau de préparation qu’un document transmis plusieurs jours auparavant.

Notre conseil est donc simple : transmettez les documents dès qu’ils sont disponibles, même s’ils ne sont pas encore définitifs.

Une version actualisée pourra toujours être envoyée ensuite.

Comment les documents confidentiels sont-ils protégés ?

Les interprètes travaillent régulièrement sur des informations sensibles ou non publiques.

Des accords de confidentialité ou NDA peuvent être signés lorsque le client le demande.

ALLTRADIS utilise également des dispositifs de gestion documentaire prévoyant la suppression automatique des documents après la mission selon les modalités applicables à la prestation.

Peut-on également préparer une interprétation par IA ?

Oui, mais la préparation n’est pas exactement la même.

Une solution d’interprétation par IA peut elle aussi être préparée avec un glossaire spécifique.

On pourra notamment renseigner des acronymes, une terminologie métier, les noms et prénoms des intervenants ou certains termes propres à l’entreprise.

Il faut également anticiper les ambiguïtés.

Un terme courant peut avoir plusieurs traductions possibles selon le secteur. Le glossaire permet alors d’indiquer au système le contexte dans lequel il devra l’interpréter.

Cette préparation ne transforme pas pour autant l’IA en interprète humain.

L’humain construit une compréhension globale du sujet et peut mobiliser son expérience et le contexte au cours de la conférence. Le glossaire IA sert davantage à orienter le système sur les éléments susceptibles de poser problème ou nécessitant une traduction déterminée.

Le brief avec le client est-il vraiment nécessaire ?

Pour les événements complexes, il peut être aussi important que les documents.

Prenons une convention comprenant plusieurs ateliers organisés simultanément dans différentes salles.

Si l’organisateur pense que l’interprétation sera disponible dans chaque atelier mais que cette information n’a jamais été communiquée, aucune préparation terminologique ne permettra de résoudre le problème le matin même.

Le brief permet donc de vérifier à la fois ce qui va être dit et comment l’événement va réellement se dérouler.

Nombre de salles, ateliers parallèles, déplacements des participants, intervenants à distance, langues utilisées : ces informations permettent d’anticiper le dispositif humain et technique.

À retenir

La préparation d’une conférence commence avant la réception des PowerPoint : programme, intervenants et recherches documentaires permettent déjà aux interprètes de s’immerger dans le sujet.

Les documents du client permettent ensuite d’affiner cette préparation et de constituer une terminologie commune.

Pour les sujets spécialisés, choisir un interprète connaissant réellement le domaine est aussi important que lui transmettre les documents.

Enfin, n’attendez pas nécessairement la version définitive d’une présentation.

Envoyez-nous vos documents dès que vous les avez et parlez-nous du déroulement réel de votre événement.

Un interprète bien préparé ne donne pas l’impression de découvrir votre entreprise : il donne presque l’impression d’en faire partie.

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Comment un interprète de conférence prépare-t-il une mission ?